2025年5月15日，由独立展会组织者协会（SISO）主办的“从风险到准备：打造能承受压力的展会安全策略”网络研讨会成功举行。此次研讨会汇聚了四位行业高管，包括Clarion Events的首席运营官Mike Carlucci、RX Global运营高级副总裁Mike Grant、Stratoscope/Ingressotek/Stratoscope K9的创始人兼管理合伙人Dan Donovan以及迈阿密海滩会展中心总经理Freddie Peterson，共同探讨了展会安全领域的风险评估、实际安全应用以及危机应对策略，并为参会者提供了在不同经验和预算水平下实施有效安全措施的见解和最佳实践。
以下是本次研讨会的9条关键经验，帮助展会组织者构建全面且有效的安全策略：
1. 提前规划
安全规划应提前数月开始，而不是在活动前几天才着手。
将安全因素融入活动的初始设计和布局中。
让安全团队参与早期的场地布局讨论，优化出入口和人流流动。
进行彻底的场地特定评估，考虑活动类型和规模、观众和参展商的特征、演讲者/主旨演讲者的要求以及当地的地缘政治气候。
“有效的展会安全关键在于提前规划，” Peterson表示，“在活动前三天才开始考虑安全计划是不行的，而是要在活动前数月甚至一年就开始规划。”
2. 实施分层安全方法
进行风险评估，包括：
评估针对您活动的特定潜在威胁。
考虑抗议活动和社会气候。
评估瓶颈点和脆弱环节。
系统地评估活动的安全需求。
“我会将风险评估分为五个类别，” Peterson说，“一是场地特定评估，考虑活动类型、观众特征、参展商特征、嘉宾、会议、演讲者、主旨演讲者等。二是地缘政治和社会气候——这一点非常重要，必须考虑在内。”
他继续说道：“不仅要考虑活动中心的风险，还要从酒店到场地的整个过程进行考虑。看看当地社区的情况，参会者是步行还是乘坐穿梭巴士等，从而确保更全面的安全方法。”
3. 与利益相关者合作
与以下各方合作：
当地执法部门。
消防和救援团队。
会展中心安保。
酒店合作伙伴。
目的地管理组织。
会议和旅游局。
“你将活动带到一个城市，也许每年都会来，所以你可以以最友好的方式施加压力，” Donovan说，“你可以表示，‘我们每年都会为你们的目的地带来经济影响……我们需要你们的帮助。’”
4. 优化安全投资
制定“智能预算”，包括智能跟踪、基于目标的规划和灵活分配：
加强对安保人员的管理监督。
增加高级安保协调员来监督合同安保人员。
投资合适的认证系统。
考虑采用现代筛查技术。
通过以下方式实施成本有效的措施：
利用现有场地监控系统。
利用当地执法资源。
实施清晰的沟通协议。
制定详细的事件响应计划。
5. 建立沟通框架
通过以下方式建立清晰的协议：
定义决策链。
制定统一的沟通策略。
确定紧急响应的关键利益相关者。
制定预先计划的响应场景。
“确保你的安保计划是整合的，而不仅仅是交易性的，” Peterson说，“将它们融入你需要做的每一件事中，这包括让员工充分了解并做好准备。”
6. 考虑参会者体验
关键考虑因素包括：
设计不会干扰活动流程的安全措施。
规划入口点以减少拥堵。
积极沟通安全措施。
记住大多数参会者现在期望并欣赏可见的安全措施。
“无论我们举办什么类型的展会，参会者都期望有安全措施，” Donovan说，“如果他们来到展会，四处看看，看不到任何安全措施的迹象，他们可能会对这个展会感到不安。通过在活动中增加他们期望并希望看到的安全层，你改变了整个嘉宾体验。”
7. 准备应对常见挑战
要准备好应对以下情况：
抗议活动。
医疗紧急情况。
人群管理问题。
自然灾害。
网络安全威胁。
武器问题。
8. 实施最佳实践
这是演讲者提出的六条建议：
绘制活动流程图，识别覆盖缺口。
制定全面的风险评估。
制定统一的沟通策略。
对员工进行紧急程序的全面培训。
测试和演练响应场景。
定期审查和更新计划。
9. 最后提示
演讲者分享了以下额外建议：
记录所有安保程序和协议。
定期更新紧急响应计划。
与所有利益相关者保持开放沟通。
关注当地情况和潜在威胁。
考虑与关键团队成员进行桌面演练。
展会安全并非仅仅是一个清单项目，而是所有利益相关者之间持续的、协作的努力，需要不断关注和适应。可以将其视为协同工作的无形保护层——参会者可能看不到它们，但知道它们存在会让他们更有信心。
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